6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA

ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ

Türkiye’de kurulu Ortopro Tıbbi Aletler Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) olarak; veri sorumlusu sıfatıyla,

• duruma göre aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin,
  
• ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde;
  
• işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  
• tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  
• kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini

bildiririz.

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?
Tarafımızca, işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verisi	Ad, soyadı, kimlik bilgileri (adı, soyadı, TCKN, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hali, kayıtlı olduğu il-ilçe-mahalle-köy, cilt no- aile sıra no- sıra no), ehliyet bilgileri, cinsiyeti
İletişim Verisi	Telefon numarası, e-posta adresi, adres, ikametgâh belgesi
Finansal Veri	Banka hesap bilgileri, maaş tutarı, Şirket kartı sahibinin kredi kartı bilgileri, banka hesap cüzdanı, çalışan tarafından yapılan masraf tutarı ve detayı, icmal dosyası (vergi, SGK ve icra dosyası gibi bütün kesintilerin gösterildiği dosya), BES prim kesintisi sigorta primine esas kazanç tutarı, icra ödeme emrinde Çalışanın borçlu olduğu tutar, icra dosyası taksit tutarı
Özel Nitelikli Kişisel Veri	İzin nedeni olarak sağlık durumu, adli sicil kaydı, engellilik durumu, kimlik fotokopisi (fotoğraf, kan grubu ve din bilgisi), ehliyet fotokopisi (fotoğraf, kan grubu), özgeçmiş içinde yer alabilecek özel nitelikli kişisel veriler, askerlik durumu ile ilgili özel nitelikli kişisel veriler, evliyse eşi ve çocuklarının kimlik fotokopileri (fotoğraf, din bilgisi, kan grubu), kan grubu, din bilgisi, sağlık raporu, iş kazası olması halinde kazaya ilişkin sağlık verileri, akciğer grafisi, solunum fonksiyon testi, tam görme raporu, tetanos aşı kartı, işitme testi, hemogram ve bulaşıcı hastalık taşıyıp taşımadığına dair yapılan kan tahlili, son 6 aylık kullandığı ilaç dökümü, işe giriş periyodik kontrolü
Eğitim Verisi	Diploma fotokopisi, sertifika bilgileri, özgeçmiş, mesleki yeterlilik sertifikası, alınan eğitimlerin sertifikaları
Görsel ve İşitsel Veri	Kamera kaydı, fotoğraf
Aile ve Yakını Verisi	Acil durumda iletişim kurulacak yakının adı, soyadı, telefon numarası, aile durum bildirimi, evliyse eşi ve çocuklarının kimlik fotokopileri, evlilik cüzdanı, yer alan Çalışanın anne ve babasının kardeşlerinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, TCKN)
Çalışma Verisi	İşe giriş bilgileri, Şirket içi sicil numarası, kıdem yılı, çalışma ve vardiya saatleri, kime bağlı çalıştığı bilgisi, puantaj kaydı, çalıştığı birim, performans puanı, tutanak ve savunma yazıları, işten çıkış nedeni, eksik ve fazla çalışma bilgileri, mavi yaka çalışanların üretimdeki fireleri, görev tanımı
İş Deneyimi Verisi	İş tecrübesi
Diğer	SGK işe giriş bildirgesi, askerlik belgesi, SGK hizmet dökümü, SGK sicil numarası, araç bilgileri, serbest bölge kartı, ruhsat fotokopisi, imza, izin tarihi, izinde nereye gideceği bilgisi

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE VE HANGİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ?
İşveren olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Şirket’in meşru menfaati gereği sizden talep ettiğimiz kişisel verilerinizi, sizin bize sözlü, fiziksel veya elektronik olarak iletmeniz suretiyle; referans kişisi göstermeniz halinde bu kişilerden bilgi almak veya başvurunuz öncesi çalıştığınız işyerinin temsilcilerinden bilgi almak suretiyle Şirket’in meşru menfaati gereği ve size karşı hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek adına işe giriş çıkışlarınıza dair verileri bu süreci yönetirken kullandığımız cihazlar yoluyla; Şirket’in işyeri güvenliği sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, fabrika ve depoya yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla; kanunlarda öngörülmesi nedeniyle ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için sağlık verilerinizi işyeri hekimimizin hazırladığı raporlar aracılığıyla, SGK sisteminden görüntülenmesi yoluyla ve sizin fiziksel veya elektronik olarak iletmeniz suretiyle; hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla kişisel verilerinizi topluyoruz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.
İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

• Çalışanların izinlerinin onaylanması ve kontrolü, hak edilmiş olan yıllık izinlerin kalan bakiyelerinin takibinin yapılması, hastalık izin yönetiminin yapılması
  
• Aylık puantaj bilgilerinin oluşturularak maaşlarının hesaplanması
  
• Çalışanların performanslarının puanlanarak yıllık zamlarının hesaplanması
  
• Çalışanların işten çıkış işlemlerinin tamamlanması (işten çıkış formunun hazırlanması, ilişiklerinin kesilmesi, alacaklılarının bilgilendirilmesi, hesap işleminin kesilmesi)
  
• Bordrolama işlemlerinin yapılması (maaş ücretlerinin hesaplanması; vergi, SGK primlerinin belirlenmesi), bordroların imzalatılması
  
• Çalışanlara maaş ve avans ödemelerinin yapılması
  
• Teknik resim hazırlanma süreçlerinde teknik ressamın bilinmesi
  
• Şirket kredi kartının çıkarılması
  
• Mail order ile ödeme gerçekleştirilmesi
  
• Uçak bileti alınması
  
• Senet aslının teslim alınması için talimat düzenlenmesi
  

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Serbest Bölgeler Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

• Çalışan özlük dosyasının oluşturulması
  
• İşe giren ve işten çıkan çalışanlara ilişkin olarak SGK bildirimleri, İşkur bildirimleri ve karakol bildirimi yapılarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  
• Çalışanlara kanunen zorunlu BES sigortasının yapılması ve prim tutarlarının hesaplanarak Emeklilik Sigorta Şirketine bildirilmesi
  
• Sağlık raporlarının SGK sistemine işlenmesi
  
• Tehlikeli sınıfta yer alan Şirketin 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
  
• Çalışanlara mesleki eğitimler ve ilk yardım eğitimleri aldırılması
  
• Olası iş kazalarında ilk yardım müdahalelerinin yapılabilmesi
  
• İş kazalarının SGK sistemine işlenmesi
  
• İşyeri hekimi ve ISG uzmanı atanması
  
• Çalışanlara serbest bölge kartı çıkartılması
  
• Çalışanlara pasavan (araç giriş kartı) çıkartılması
  
• Kalite Yönetim Sistemi gereğince düzeltici ve önleyici faaliyet raporu düzenlenmesi
  
• Kanuni zorunluluk gereği icra dairelerince gönderilen maaş haciz yazılarına cevap verilmesi, belirlenen oranlarda kesintilerin yapılması ve ödenmesi
  
• Olası iş kazası veya çalışanın istirahatli olması durumlarında yasal yükümlülükleri yerine getirilmesi
  
• Çalışanların savunmalarının alınması
  
• Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
  
• Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi
  
• Hukuki süreçlerde ve dava işlemlerinde Şirket'in haklarının korunması
  

Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

• Fabrika ve deponun güvenliğinin ve kontrolünün sağlanması
  

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

• Çalışanlar tarafından yapılan masrafların kayıt altına alınarak ödenmesi
  
• Ramazan ayında oruç tutanların belirlenip hesaplarına yemek ücretlerinin yatırılması
  
• İşe yeni başlayan çalışanın evrak kontrolünün yapılması
  
• Çalışanlara Şirket giriş kartı çıkartılması
  
• Personel Takip Sistemi (Perkotek) üzerinden Çalışanların işe giriş çıkışlarının kayıt altına alınması, gerekli düzeltmelerin yapılması ve takibi ve raporlamaların yapılması
  
• Şirkete gelen kargoların ilgili kişilere iletilmesi ve kayıt altına alınması
  
• Şirkete gelen tebligatların taranıp ilgili departmana iletilmesi
  
• Çalışanlara ERP, Active Directory ve Office hesabı açılması
  
• Çalışana bilgisayar ve telefon tahsis edilmesi
  
• Çalışanlara İş Sağlığı ve Güvenliği Kurallarının yazılı olarak tebliğ edilmesi
  
• Üretim kalitesinin artırılması
  
• Çalışanların işe yetkinliğinin belgelenmesi
  
• Çalışanların işe adaptasyonlarının sağlanması
  
• T.C. Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinden ürün takibinin sağlanması
  
• Şirket içi ve dışı iletişimlerin sağlanması
  
• Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması
  
• Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması
  
• ERP sistemine kaydedilerek verilerin takibinin ve muhafazasının sağlanması
  
• Çalışanların teknik destek amacıyla girdikleri ameliyatların kayıtlarının tutulması
  

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Serbest Bölgeler Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Serbest Bölge Genel Müdürlüğü, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; çalışanların kişisel verileri işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır. Kişisel verileriniz, Şirket’in hizmet sunduğu şirketler, Şirket’in birlikte çalıştığı hukuk bürosu, mali müşavir ve denetçiler ile mahkemeler ve Şirketin ticari, idari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunduğu kurumlar gibi üçüncü kişilerle ve şirket paysahipleri ve diğer grup şirketler ve iştiraklerle paylaşılabilir.

Ayrıca kişisel verilerinizi;
İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

• Maaş, avans ve masraf ödemelerini yapmak, Şirket kredi kartı çıkartmak ve ödeme gerçekleştirmek amacı ile bankalara aktarabiliyoruz.
  
• Senet asıllarının iadesini teslim alabilmek adına yazılan talimatları finans kuruluşlarına aktarabiliyoruz.
  
• Verilerinizi içinde bulunduğumuz serbest bölgenin işletmesini sağlayan Ege Serbest Bölge A.Ş.’ye aktarabiliyoruz.
  
• İşyeri hekimi ve iş Sağlığı ve güvenliği uzmanı atayabilmek adına ISG Katip sistemine veri aktarımı yapabiliyoruz.
  
• Teknik resim hazırlayan çalışanımızın ad, soyadı bilgilerini prototip tasarlayan tedarikçilere aktarabiliyoruz.
  

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Serbest Bölgeler Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

• İşe başlayan çalışana ilişkin yasal bildirimlerin yapılması, işten çıkan çalışana ilişkin yasal bildirimlerin yapılması, bordro işlemlerinin gerçekleştirilmesi, maaş hesaplamalarının yapılması gibi yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek adına anlaşmalı olduğumuz insan kaynakları firmasına aktarıyoruz.
  
• Zorunlu Bireysel Emeklilik Sigortası işlemleri kapsamında ilgili sigorta şirketine aktarabiliyoruz.
  
• Serbest Bölge mevzuatı uyarınca Ege Serbest Bölge giriş kartı ve pasavan çıkartılması amacıyla T.C. Ekonomi Bakanlığı Ege Serbest Bölge Müdürlüğü’ne verilerinizi aktarıyoruz.
  
• Zorunlu mesleki eğitim ve ilk yardım eğitimi verilmesi amacıyla eğitim veren kuruma aktarabiliyoruz.
  

Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

• Depoda alınan kamera kayıtlarını güvenlik hizmeti aldığımız servis sağlayıcının bulut sunucularına aktarıyoruz.
  

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;

• Yukarıda belirttiğimiz amaçlarla kullandığımız Uyumsoft ERP programı, kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla ISO 27001 güvenlik sertifikalı veri merkezi bünyesinde tutulmaktadır. Bu sebeple kişisel verileriniz anlaşmalı olduğumuz veri merkezi altyapısına, veri merkezinin kişisel verilerinize erişemeyeceği şekilde aktarılmaktadır.
  
• Sağlık raporlarını ve iş kazalarını T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu sistemine aktarıyoruz.
  
• T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı denetimlerinde iş müfettişleri ile gerekli bilgileri paylaşabiliyoruz.
  
• Çalışanın maaş kesintisi var ise ilgili icra dairelerine veri aktarabiliyoruz.
  
• Emniyet teşkilatı veya ilgili savcılık tarafından yapılabilecek soruşturma ve kovuşturma faaliyetleri sırasında Şirketten talep edildiği takdirde, Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi amacıyla, depo ve fabrika kamera kayıtlarının ilgili merciler ile paylaşılabilir.
  
• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde mahkemeler ve ilgili kurumlarla paylaşabiliyoruz.
  

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

• Kişisel verilerinizden gerekli olanları, Şirket giriş kartı basımı amacıyla ilgili konuda çalıştığımız firmaya aktarabiliyoruz.
  
• Uçak bileti alınması gerektiğinde kişisel verilerinizi anlaşmalı olduğumuz turizm acentasına aktarabiliyoruz.
  
• T.C. Sağlık Bakanlığı’nın Ürün Takip Sistemi’nden ürün takibi yapmak için ilgili çalışanın kişisel verilerini sisteme aktarabiliyoruz.
  
• Tasarlanan bir ürün hakkında danışmanlık almak amacıyla birlikte çalıştığımız danışman doktorumuza teknik resim aktarabiliyoruz. Bu teknik resmin üzerinde yer alan teknik ressama ait ad-soyadı ve imza verileri de böylece ilgili doktora aktarılabilmektedir.
  

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Şirket faaliyetlerimizi ve idaresini yürütürken kullandığımız Microsoft Office programları, programın yeterli koruması olan veya olmayan ülkelerde bulunan bulut sunucusunda (Office 365) ayrıca yedeklenmekte ve bu kişisel verilerin kaybolmasını engellemek adına Office 365 bünyesindeki dosyalar yeterli koruması olan veya olmayan ülkelerde bulunan buluttan buluta yedekleme sisteminde yedeklenmekte ve böylece kişisel verilerin bulut sunucusuna aktarımı gerçekleşmektedir.

Şirket belgelerimizi kaydetmek ve departmanlar arası rahatça ulaşabilmek adına kullandığımız dosya sunucumuz, veri saklama odaklı bulut sunucusunda tutulmakta ve böylece ortak dosya sunucumuz üzerine kaydedilen dosyalar bakımından bulut sunucusuna kişisel veri aktarımı gerçekleşmektedir.

Faaliyetlerimiz çerçevesinde ürettiğimiz, elde ettiğimiz ve edindiğimiz bilgi, belge, dosya vb. kayıtların muhafazası hizmetini sağlayan uygulamaların ve veri tabanlarının yeterli koruması olan veya olmayan yabancı ülkelerde bulunan sunucularına aktarabilmekteyiz.

HAKLARINIZ
KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;

• Şirket’in hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek,
  
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek,
  
• Kişisel verilerin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek
  

haklarına sahipsiniz.

Ayrıca, Şirket’ten yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır.

Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Şirketten talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle Şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir. Şirket tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre Şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Şirkette kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.

İLETİŞİM BİLGİLERİ
Ortopro Tıbbi Aletler Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
Mersis No: 6159765214428268
İletişim Linki: http://www.ortopro.com.tr/index.php
Adres: Kavacık Mah. Elbistan Sokak Ak Plaza No:8 D:9 34810 Beykoz / İstanbul